カタログの考え方と最初の 1 件

カタログの管理者が、申請の型を作って社内に公開するための入口のページです。 Actagate で申請できる内容はカタログで決まるため、まずテンプレートから 1 件作り、申請から完了までを一度通します。

カタログが決めること

カタログ 1 件が申請の型 1 つです。申請の型は次の 3 つでできています。コストはその付帯情報です。

要素	決めること	詳しいページ
フォーム	申請者が入力する項目	フォーム項目を作る
承認経路	誰がどの順で承認するか	承認経路を組む
実行内容	承認後に何をするか (自動実行か手順書か)	実行内容を決める
コストと期限	月額費用と利用期限	コストと利用期限を設定する

カタログを作成・編集できるのは、オーナー、管理者、カタログ管理者のロールを持つメンバーです。画面はワークスペースの「カタログ」(/ws/catalog) です。

カタログ一覧 — 有効なデモ用カタログ3件が並び、検索・絞り込み・並べ替えと新規作成・編集・無効化の操作が見える。

一覧の各行には、タイトル、key、説明と、条件付きの承認があればその条件が出ます。「状態」は「有効」か「無効」です。「JSON を表示」を開くと、保存されている定義をそのまま確認できます。

テンプレートから最初の 1 件を作る

テンプレート「出張申請」を何も変えずに保存し、申請・承認・手順書の完了まで通します。始める前に次の 3 点を確認してください。

申請するメンバーに上長が設定されている。上長がいないと、経路を解決できず申請を作れません
承認グループ it-admins があり、Slack とつながったメンバーが 1 人以上いる。「出張申請」は実行担当グループが「指定なし」なので、手順書タスクは it-admins に届きます
Slack 連携が済んでいる。手順書タスクの完了報告は Slack で行います

ワークスペースの「カタログ」を開き、「新規作成」を押します。カタログ作成画面 (/ws/catalog/new) が開き、「ビルダー」タブが選ばれています
「ビルダー」タブの下にある「テンプレートから始める」で「出張申請」を押します。Key に travel-request、タイトルに「出張申請」、カテゴリに「その他」が入ります。「フォーム項目」には出張先・開始日・終了日の 3 項目が必須で並び、「承認経路」の Step 1 は「申請者の上長」、「実行」の「実行方法」は「手順書」になります
画面下の「カタログを作成」を押します。カタログの編集画面に移り、「保存しました。」と表示されます。一覧に戻ると、「出張申請」が「有効」で載っています
Slack で /actagate を引数なしで実行します。申請カタログを選ぶ画面が開き、候補に「出張申請」が出ます。Web の「申請する」(/requests/new) の「申請カタログを選択」にも出ます
申請者が /requests/new で「出張申請」を選んで「入力へ進む」を押し、3 項目を入力して「この内容で申請する」を押します。申請の詳細画面 (/requests/<id>) が開き、「承認の様子」に上長の承認待ちが、「このあと起きること」に「手順書で対応」が出ます
上長が Slack の承認カードの「✅ 承認する」か、承認キュー (/ws/approvals) の「承認する」を押します。it-admins のメンバーに「🔧 実行タスク #」が届き、手順欄に入力した出張先が表示されます
it-admins のメンバーが「完了を報告」を押し、「実行完了の報告」で「証跡テキスト」を入力して「完了を記録」を押します。タスクのメッセージは「✅ <担当者> が完了しました。」に変わり、申請は完了になります

テンプレートは 10 種類あります。どれも下書きを入れるだけなので、保存する前に項目や経路を変えても構いません。編集中にテンプレートを選ぶと、ビルダーの内容は丸ごと置き換わります。key だけは元のまま残ります。

有効と無効を切り替える

申請の候補に出るのは「有効」のカタログだけです。切り替えは保存した時点で反映され、次に /actagate や /requests/new を開いた人の候補が変わります。

カタログ一覧で対象の行の「無効化」を押します。「カタログを無効化しました。」と表示され、状態が「無効」になります
Slack の /actagate と /requests/new を開き直します。無効にしたカタログは候補に出ません
有効に戻すときは、行の「編集」を開いて「有効」にチェックを入れ、「変更を保存」を押します。「保存しました。」と表示され、候補に戻ります

無効にしても、そのカタログで作られた申請は消えません。進行中の申請の承認と実行も、そのまま続きます。